---
title: 7.2.2 มีการทบทวนบันทึกรายการอย่างสม่ำเสมอว่าเป็นไปตามหลักการเก็บรวบรวมเท่าที่จำเป็นภายใต้วัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายขององค์กร
type: guideline
slug: guideline-7-2-2
guideline_number: "7.2.2"
chapter: บท-7-การจัดทำเอกสารตามเกณฑ์
dimension: 4-lawful-basis
legal_force: [มาตรา-22, มาตรา-39]
evidence_count: 1
tags: [trustmark, lawful-basis]
ingested_by: claude-opus-4-8
ingested_at: 2026-06-29
reviewed_by: null
schema_version: 0.4.8
---

# 7.2.2 มีการทบทวนบันทึกรายการอย่างสม่ำเสมอว่าเป็นไปตามหลักการเก็บรวบรวมเท่าที่จำเป็นภายใต้วัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายขององค์กร

## สิ่งที่ต้องทำ

องค์กรต้องทบทวนบันทึกรายการกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ROPA) อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวมมีเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายขององค์กร ตามหลักการเก็บรวบรวมข้อมูลเท่าที่จำเป็น

## หลักฐาน

1. หลักฐานการจัดทำและทบทวนบันทึกรายการตามหลักการเก็บรวบรวมข้อมูลเท่าที่จำเป็น เช่น แนวปฏิบัติขององค์กร

## สภาพบังคับ

[มาตรา 22](https://link.pdpalawbase.com/section/22.md) แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 — กำหนดให้การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต้องจำกัดเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่ได้แจ้งไว้

ประกอบกับ [มาตรา 39](https://link.pdpalawbase.com/section/39.md) วรรคหนึ่ง ที่กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจัดให้มีและเก็บรักษาบันทึกรายการ กรณีไม่ปฏิบัติตามมีโทษปรับทางปกครองไม่เกิน 3 ล้านบาท

## ตัวอย่างเอกสาร

### แนวปฏิบัติในการทบทวนบันทึกรายการข้อมูลส่วนบุคคล (ROPA) ตามหลักการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น

**ความมุ่งหมายของเอกสาร** — เพื่อแสดงหลักฐานว่าองค์กรมีการทบทวนบันทึกรายการกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ROPA) อย่างสม่ำเสมอ และเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวมมีเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายขององค์กร ภายใต้ [มาตรา 22](https://link.pdpalawbase.com/section/22.md)

**ขอบเขตของเอกสาร** — ใช้กับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในทุกหน่วยงานขององค์กร และทุกระบบที่เกี่ยวข้องกับการเก็บ ใช้ เปิดเผย หรือโอนข้อมูลส่วนบุคคล

**หลักการที่ใช้ในการทบทวน**

| เกณฑ์ | รายละเอียด |
|--------|-------------|
| วัตถุประสงค์ของการประมวลผล | ตรวจสอบว่ายังคงสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้หรือไม่ |
| ประเภทของข้อมูล | ตรวจสอบว่ามีข้อมูลใดที่เกินความจำเป็นและสามารถยกเลิกการจัดเก็บได้หรือไม่ |
| ระยะเวลาเก็บรักษา | มีข้อมูลใดที่พ้นระยะเวลาการเก็บรักษาแล้วหรือไม่ |
| สิทธิของเจ้าของข้อมูล | ตรวจสอบว่าการเก็บข้อมูลเป็นไปตามสิทธิของเจ้าของข้อมูลหรือไม่ |

**ความถี่ในการทบทวน** — ทบทวนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดย DPO หรือคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร ในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์การประมวลผลหรือระบบที่ใช้ จะมีการทบทวนเพิ่มเติมทันที

**ขั้นตอนในการทบทวน**

1. รวบรวมรายการกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล (ROPA) ปัจจุบัน
2. วิเคราะห์ข้อมูลที่เก็บว่าตรงกับวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมายหรือไม่
3. ทำเครื่องหมายรายการข้อมูลที่อาจเก็บเกินความจำเป็น
4. จัดประชุม DPO เพื่อพิจารณาข้อมูลที่ไม่จำเป็น
5. ปรับปรุงเอกสาร ROPA และแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

**ตัวอย่างผลการทบทวน (แนบได้เป็นหลักฐาน)**

| วันที่ทบทวน | หน่วยงาน | ข้อมูลที่พบว่าเก็บเกินจำเป็น | แนวทางแก้ไข |
|-------------|----------|------------------------------|--------------|
| 1 มิ.ย. 2567 | แผนกทรัพยากรบุคคล | บันทึกใบสมัครงานของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกเกิน 2 ปี | กำหนดลบอัตโนมัติภายใน 1 ปี |
| 1 มิ.ย. 2567 | แผนกการตลาด | รายชื่อลูกค้าเก่าที่ไม่ตอบสนองต่อการตลาดเกิน 3 ปี | นำข้อมูลออกจากระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ |

**อ้างอิงทางกฎหมาย** — [มาตรา 22](https://link.pdpalawbase.com/section/22.md) (การเก็บรวบรวมต้องจำกัดเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่ได้แจ้งไว้) และ [มาตรา 39](https://link.pdpalawbase.com/section/39.md) วรรคหนึ่ง (ผู้ควบคุมข้อมูลต้องจัดให้มีและเก็บรักษาบันทึกรายการ); โทษทางปกครองหากไม่ปฏิบัติตามปรับไม่เกิน 3 ล้านบาท


---

## โนดที่เกี่ยวข้อง (knowledge graph)

- [มาตรา 22](https://link.pdpalawbase.com/section/22.md)
- [มาตรา 39](https://link.pdpalawbase.com/section/39.md)

ค้นทั้งคลัง: https://link.pdpalawbase.com/ask?q=<คำถาม> · สารบบทั้งหมด: https://link.pdpalawbase.com/